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Gestion et classement avancé des courriels et des contacts avec Outlook

  • Pour passer rapidement de la surcharge à la maîtrise de vos courriels
  • Pour des envois de documents efficaces et professionnels
  • Pour que votre boîte de réception soit vide à tous les soirs
  • Pour trier vos courriels à la réception en fonction de vos propres besoins

Gérez vos courriels, ne les laissez pas vous gérer ! Nous sommes à l’ère des communications : le nombre d’échanges quotidiens et la vitesse de transmission des informations en sont la preuve. Plus de répit: tout le monde veut des réponses pour hier et des informations sur-le-champ !

Dans ce contexte, une mauvaise utilisation d’Outlook peut facilement transformer ce logiciel en un redoutable gruge-temps ! Malheureusement, c’est ce qui arrive dans un nombre croissant d’entreprises. C’est la raison pour laquelle nous avons conçu une formation qui vous permettra de transformer ce logiciel en un véritable outil de gestion des communications informatisées

Modes d’enseignement

  • Formation offerte en cours publics dans plusieurs régions du Québec
  • Aussi offerte en entreprise, adaptée à vos besoins, partout au Québec
  • Également dispensée en ligne en cours publics ou pour une entreprise donnée

Objectifs

  • Éliminer la surmanipulation des courriels
  • Prendre le contrôle de sa messagerie électronique
  • Éviter les interruptions et les pertes de temps
  • Diminuer le temps de manipulation des courriels
  • Créer des règles de messagerie en fonction de ses besoins propres
  • Effectuer de bons suivis
  • Classer efficacement ses courriels et finir la journée avec une boîte de réception vide
  • Devenir un bon utilisateur à la fois comme expéditeur et comme destinataire
  • Développer un système d’archivage long terme
  • Organisation du dossier contact
  • Exportation et importation des contacts
  • Utilisation de la fonction de fusion pour l’envoi de documents

Durée

  • Une journée

Coût

  • 320$ pour 1 personne;
  • 300$ par personne pour 2 et plus;

Rabais

  • Organisme de bienfaisance : 10% à 20%
  • Rap (regroupement des achats en perfectionnement): 12%

L’approche Qualitemps

La force de notre cours est d’être d’abord orientée vers la gestion optimale des communications électroniques avant d’être un cours d’informatique. La formation s’articule sur l’ensemble du cycle de vie d’un courriel. Les participants verront aussi toutes les fonctionnalités avancées du logiciel qui permettent de maîtriser ce cycle à fond. Notre cours est donc aussi un cours d’informatique avancé. Le meilleur des deux mondes!

Contenu détaillé du cours

  • L’utilisation du courriel : quand, pourquoi et comment
  • Les règles de messagerie automatisées pour le tri des courriels
  • La diminution des interruptions
  • L’usage judicieux des copies conformes (Cc et Cci)
  • Les catégories de contacts
  • Les listes de fournisseurs et de clients
  • Le tri efficace des courriels (méthodes de classement)
  • Un bon système de courriels pour le court, le moyen et le long terme
  • Le lien entre le courriel et la fonction « tâches »
  • La création de suivis quotidiens pour chaque client
  • Les 13 règles de la bonne gestion des courriels
  • La méthode d’organisation des contacts
  • Les visuels « contacts » pour le choix efficace et rapide des contacts à utiliser
  • L’envoi efficace des courriels à des listes de distribution
  • L’envoi de lettres ou de courriels personnalisés à partir de listes de contacts performantes (petites, moyennes ou grosses)
  • Les principes de fusion pour les lettres, étiquettes ou enveloppes avec Outlook
  • Les avantages de la fusion avec Outlook, Word et Excel

À qui s’adresse le cours?

À tous.

Approche pédagogique

  • Contenu théorique
  • Exercices pratiques guidés, exécutés de façon autonome sur un poste informatique

Matériel fourni

  • Guide complet avec illustrations
  • Soutien technique : Un soutien technique de 60 minutes est inclus lorsque vous suivez un cours public en salle ou en ligne. Ce soutien technique doit être utilisé dans les 4 mois qui suivent la formation.
  • Votre utilisation est comptabilisée par tranche de 15 minutes afin que vous en profitiez pleinement.
  • Le soutien technique se fait par téléphone et avec JoinMe. Nous vous aiderons à trouver une solution ou une réponse à toutes les questions soulevées et en lien avec le cours suivi.
  • Notre salle de cours mobile : 15 ordinateurs portables sont mis à la disposition des participants aux formations en salle. Chaque ordinateur est programmé de façon à ce que toutes les fonctions soient visualisées en mode plein écran. Les participants travaillent ainsi dans un environnement informatique semblable à celui qu’ils utilisent au travail. Notre classe mobile nous donne aussi la possibilité d’offrir des formations à l’interne dans votre entreprise.

Mode d’enseignement

Formation offerte en cours publics dans plusieurs villes du Québec;

Aussi offerte en entreprise, adaptée à vos besoins, partout au Québec;

Également dispensée en ligne pour une entreprise donnée.