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5S bureau et gestion documentaire

  • Pour améliorer la gestion documentaire des individus et des organisations
  • Pour améliorer l’efficacité de vos espaces de travail
  • Pour améliorer substantiellement votre efficacité et celle de vos équipes
  • Pour retrouver rapidement vos dossiers informatiques, courriels ou papiers

Est-il possible de trouver toute information rapidement et en tout temps? Oui. Cette formation vous montrera comment une organisation 5S du bureau et un système de gestion documentaire fonctionnent. Grâce à eux, la collaboration entre tous sera nettement améliorée. De plus, l’intégration des nouveaux employés sera plus rapide et facile.

Durée : Une journée.

Modes d’enseignement

  • Formation offerte en cours publics (en salle) dans plusieurs régions du Québec
  • Aussi offerte en entreprise partout au Québec, adaptée à vos besoins, sur place ou en ligne
  • Également offerte en anglais en entreprise

Objectifs

  • Appliquer les principes 5S dans un contexte de bureau
  • Améliorer l’efficacité des espaces de travail
  • Savoir concevoir un plan de classification conforme aux processus de l’organisation
  • Élaborer des méthodes de gestion documentaire efficaces
  • Mettre sur pied une méthode commune et reconnue de gestion des documents électroniques, des courriels et des documents papier
  • Doter les individus ou les équipes de bonnes pratiques de gestion documentaire
  • Retrouver rapidement vos dossiers informatiques, courriels ou papiers
  • Uniformiser la façon de classer les documents, de gérer les versions et de les conserver
  • Mettre en valeur les documents corporatifs
  • Mieux intégrer les nouveaux employés
  • Pouvoir élaborer une stratégie d’implantation
  • Améliorer la collaboration entre les employés
  • Augmenter substantiellement l’efficacité des individus et des équipes

Coût

Formation présentielle

  • 390$ pour 1 personne;
  • 365$ par personne pour 2 et plus;
  • Préférentiel 340$ par personne.

Rabais

  • Organisme de bienfaisance : 10% à 20%
  • RAP (Regroupement des achats en perfectionnement) : 12%

L’approche Qualitemps

Notre approche du 5S bureau se distingue par l’accent que nous mettons sur la gestion documentaire. En effet, la matière première utilisée dans les bureaux est surtout de l’information. Il nous apparaît donc essentiel que notre formation réponde adéquatement à ce besoin. Le point fort de notre cours est qu’il apporte des solutions très concrètes à la gestion des fichiers électroniques, tant pour les courriels que pour tous les autres documents. Notre méthode utilise des techniques d’amélioration continue qui permettent de simplifier l’ensemble de l’implantation, de la réflexion à la mise en place jusqu’à son maintien.

Contenu détaillé du cours

  • Que sont les 5S?
  • Principes de base et gains potentiels du 5S
  • Le 5S appliqué au bureau
  • Les conditions de succès du 5S
  • La phase préparatoire : quels sont les besoins?
  • Quelle sera la portée des améliorations?
  • Établissement des balises (coût, durée, etc.)
  • Identification des opportunités d’amélioration
  • Exemple de grille d’analyse
  • Tableau d’analyse des zones de travail
  • Exemple de tableau d’analyse
  • Préparation du dossier pour la direction
  • Implication du personnel et de la direction
  • La démarche 5S, étape par étape
  • La gestion documentaire
  • La démarche 5S appliquée à la gestion documentaire
  • L’importance de l’information dans une entreprise
  • L’avancement des technologies et la gestion documentaire
  • Les besoins les plus courants
  • Quelques notions générales en gestion documentaire
  • Les 5 grandes qualités d’un système de gestion documentaire performant
  • Les différentes caractéristiques d’un document
  • Comment concevoir un plan de classification efficace
  • Les différences à considérer pour la classification électronique
  • Une méthode de classification qui respecte les mécanismes du cerveau
  • Un plan de classification orienté sur les processus internes
  • Modèles de plan de classification pour faciliter la réflexion
  • Comment nommer un document
  • Comment gérer les versions
  • L’importance d’inclure la gestion des courriels à la démarche
  • Gestion et classement avancés des courriels
  • Comment élaborer un calendrier de conservation électronique ou sur papier
  • L’importance d’élaborer un protocole et des instructions de travail pour la gestion des documents dans les entreprises
  • Comment élaborer un protocole et des instructions de travail
  • Comment implanter les changements et les maintenir

À qui s’adresse le cours?

Aux adjointes administratives, techniciens, personnel de bureau, gestionnaires, administrateurs, chefs d’équipes et toutes les personnes qui initieront, qui superviseront  ou qui exécuteront la démarche d’amélioration.

Approche pédagogique

  • Énoncés théoriques et interactifs
  • Exercices à partir d’exemples de cas
  • Exercices pratiques
  • Plan d’action précis en fonction de chaque participant et élaboré tout au long du cours

Matériel fourni

  • Guide de référence et d’implantation détaillé sur les 5S bureau
  • Guide de référence et d’implantation détaillé sur la gestion documentaire
  • Des modèles de plans de classification
  • Des exemples de protocoles et de politiques internes de gestion documentaire

Mode d’enseignement

  • Formation offerte en cours publics (en salle) dans plusieurs régions du Québec;
  • Aussi offerte en entreprise partout au Québec, adaptée à vos besoins.