5 indicateurs pour savoir si votre système informatique est malade ou en santé

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Image : 5 indicateurs pour savoir si votre système informatique est malade ou en santé

 

En 2006, lorsque nous avons lancé le premier service de gestion déléguée de parc informatique à Québec, aussi appelée infogestion ou impartition informatique, notre mission était de répondre aux besoins spécifiques de maintenance et d’assistance informatique pour les petites et moyennes entreprises de Québec. Cette clientèle nous demandait de résoudre des problèmes informatiques, de réseau et de connexion, de prévenir les pannes, de faire la réparation d’ordinateurs et, surtout, d’appuyer ses utilisateurs afin de les rendre plus efficaces.

Avec l’aide de nos techniciens d’expérience, spécialistes en gestion de parc informatique de grandes organisations publiques ou privées, nous avons déterminé que la première démarche devait être de détecter si le système informatique du client était malade ou en santé.

Nous avons d’abord consulté l’historique des demandes de service informatique s’étalant sur plusieurs années. L’analyse des données nous a permis de résumer en cinq points les problèmes rencontrés par nos PME : les pannes informatiques, les lenteurs, la perte ou la recherche de fichiers, les problèmes d’impression et la sécurité.

Selon des études réalisées par des spécialistes en technologies de l’information, les pertes de temps occasionnées par une baisse de productivité des systèmes d’information atteignent facilement une heure par jour par employé. Les conséquences de ces problèmes informatiques sur la clientèle sont néfastes pour la qualité des services rendus et pour la réputation de l’entreprise auprès de ses clients, de ses partenaires ou des candidats pour l’embauche.

Pour savoir si votre système informatique est malade ou en santé, voici cinq indicateurs qui vous aideront à en mesurer l’état pour chacun des cinq problèmes énoncés.

 

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Les pannes informatiques

 

 

Calculez le nombre de pannes informatiques hebdomadaires que vous subissez, puis la durée de ces pannes pour certains services critiques de votre organisation comme : l’accès à Internet, les services de courriels, le système de gestion et de comptabilité. Selon Gartner, si le nombre d’heures de panne est supérieur à 2,5 heures par semaine (donc 10 heures par mois), la bonne nouvelle est que vous êtes dans la moyenne; la mauvaise nouvelle, cependant, est que vous perdez beaucoup d’argent.

Voici quelques indices qui démontrent l’impact de ces pannes informatiques sur votre organisation :

  • Des utilisateurs utilisent parfois leur courriel personnel pour communiquer avec des relations d’affaires et leur mobile pour accéder à Internet.
  • Les utilisateurs doivent travailler le soir ou les fins de semaine pour rattraper les retards occasionnés par les pannes.
  • Des clients et partenaires vous font remarquer la fréquence des pannes et leurs effets sur la livraison de vos services.
  • Des employés commencent à se moquer de votre système informatique et à s’en plaindre.
  • Vous avez pris du retard dans la facturation et cela a des répercussions sur votre liquidité.

 

Informatique Mercier : Les lenteurs des systèmes et du matériel informatique

Les lenteurs des systèmes et du matériel informatique

 

Vous souvenez-vous de la première fois que vous avez utilisé votre nouvel ordinateur? Quelle formidable sensation de vitesse et de performance! Cependant, comme lors de l’achat d’une voiture neuve, l’être humain oublie vite cette sensation de performance et les utilisateurs finissent par s’habituer à la lenteur. Les lenteurs proviennent de plusieurs sources : de votre accès Internet déficient, de la configuration de votre réseau informatique, de problèmes avec la connexion wifi, des performances de votre serveur, des postes de travail ou de vos applications.

Voici quelques indices qui révèlent la lenteur de vos systèmes :

  • Des utilisateurs préfèrent utiliser leur appareil mobile pour faire des recherches sur Internet, car ils disent que c’est plus rapide.
  • Des employés préfèrent travailler à la maison, car ils disent que leur système est plus rapide et plus efficace.
  • Les utilisateurs utilisent des applications qu’ils ont découvertes sur Internet pour travailler et vous n’en avez pas été informé.
  • On préfère utiliser le 4G de ses appareils mobiles pour se connecter en wifi dans vos bureaux.
  • Votre parc informatique a plus de 4 ans.

 

Informatique Mercier : La perte ou la recherche de fichiers

La perte ou la recherche de fichiers

 

 

Avec le temps, la croissance et l’évolution de votre organisation, la gestion des répertoires et des documents est devenue un véritable casse-tête. Vous trouvez des fichiers sur différents serveurs, vous découvrez des doublons de documents en plusieurs versions différentes sur les postes de travail, sur différents répertoires du réseau, même sur des sites gratuits de stockage de données sur Internet. Des études ont démontré que les entreprises perdent environ une heure par jour par employé à rechercher et à partager des fichiers et des documents. Vos employés perdent ainsi des centaines d’heures par année, mais il semble que ce soit devenu de la routine.

Voici des indices qui démontrent un problème de recherche de documents :

  • Afin de mieux collaborer et partager l’information de votre organisation, vos équipes de travail utilisent des applications gratuites.
  • Des utilisateurs sauvegardent les documents importants sur leur clé USB, ou tout simplement sur le bureau de leur poste.
  • Il vous faut fréquemment acheter des disques durs supplémentaires et votre solution de sauvegarde est trop petite.
  • Vous ne savez plus depuis combien de temps des répertoires complets de données ont été utilisés.

 

Informatique Mercier : Les problèmes d’impression de documents

Les problèmes d’impression de documents

 

Vous devez vous dépêcher et, encore une fois, vous n’arrivez pas à imprimer vos documents; le stress augmente. Selon les statistiques de l’industrie et notre expérience, les demandes d’assistance informatique pour résoudre des problèmes d’imprimante représentent de 30 % à 40 % des demandes de soutien informatique. Encore une énorme perte de temps et d’argent.

Voici quelques indices qui démontrent un problème d’impressions :

  • On ajoute des imprimantes pour combler les besoins alors que votre souhait est de diminuer le nombre d’appareils.
  • Les utilisateurs s’installent des imprimantes sur leur poste, mais il est difficile de les partager sur votre réseau.
  • Gérer les fournitures et les consommables de votre parc d’imprimantes devient complexe.

 

Informatique Mercier : La sécurité informatique

La sécurité informatique

 

 

Depuis 2006, nous avons vu plusieurs entreprises aux prises avec des brèches de sécurité : des tentatives de piratage, des vols d’information, des pertes de données planifiées ou accidentelles, des attaques malicieuses de virus ou de fraudeurs sur les équipements du réseau et les environnements informatiques. Chaque fois, cela coûte une fortune et cause du stress.

Voici des indices qui démontrent un problème de sécurité informatique :

  • Vous soupçonnez un employé ou un ex-employé de partager de l’information avec vos concurrents ou de faire de l’espionnage industriel.
  • Des utilisateurs se plaignent parce que votre système informatique est subitement devenu très lent.
  • Des employés accèdent à votre réseau grâce à des logiciels gratuits.
  • Un message ou des courriels bizarres s’affichent à votre écran.
  • Des fichiers et des répertoires disparaissent.
  • Vous ne savez pas ce qui se passerait avec vos services informatiques si vous subissiez une panne informatique.

 

Vous soupçonnez que votre infrastructure informatique comporte des lacunes?

 

L’informatique est un système vivant, ouvert sur le monde et en constante évolution. Si vous soupçonnez subir un de ces problèmes, nous avons les solutions à ces complications.

Un bilan de santé réalisé par des experts sauras déterminer les causes de ces difficultés.

Un bilan de santé est un audit du système informatique, une prise d’inventaire des actifs matériels et logiciels ainsi qu’un rapport sur leur état de santés de vos infrastructures informatiques. Après une analyse complète, un rapport concis vous est présenté, qui recommande des pistes de résolution et d’amélioration. Le bilan de santé vous permet de prendre des décisions éclairées. De plus, une analyse du rendement des investissements (RI) est réalisée avec vos propres données financières pour une meilleure compréhension des bénéfices et des économies réalisables. Cette étape permet aussi d’échanger sur les diverses possibilités de financement pour vos projets.

Nous vous invitons à visiter le lien suivant pour en connaître davantage sur l’audit du parc informatique.

Sources

Microsoft , Understanding Downtime
Gartner Group Q&A: How Much Does an Hour of Downtime Cost?
Intel, Total Cost of Ownership: Factors to Consider (TCO)


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